¿Quieres aprender cómo PRINCE2 puede ayudarte a mejorar la gestión de proyectos? En este post te contaremos qué es PRINCE2 y cómo puede contribuir a mejorar la gestión de cualquier proyecto.
Introducción a PRINCE2
PRINCE2 (PRojects IN Controlled Environments 2) es un método de gestión de proyectos orientado a procesos propiedad de AXELOS. La misma organización también es propietaria de PRINCE2 Agile, MOP®, MSP®, MOV®, M_o_R®, P3O®, P3M3®, ITIL® y RESILIA ™.
En la actualidad PRINCE2 se caracteriza por ser un método de gestión de proyectos genérico, y lo suficientemente flexible como para adaptarse a las necesidades específicas de diferentes organizaciones y de cualquier tipo de proyectos, incluidos los enfoques Ágiles.
¿Cómo mejorar la gestión de proyectos con PRINCE2?
La guía oficial de PRINCE2 explica con todo detalle esta metodología, y ha contribuido a proporcionar un vocabulario común para todos los involucrados en un proyecto, y a una comunicación más efectiva.
Cómo PRINCE2 contribuye a mejorar la gestión de proyectos:
Clave 1: Pone el foco en la justificación continuada del proyecto
¿Te has parado a pensar en el por qué de tu proyecto? ¿Serías capaz de explicar en unas pocas palabras por qué se está haciendo, y justificar si continua valiendo la pena? El Business Case es el elementos esencia que debería guiar la toma de decisiones en cualquier proyecto.
El Business Case es uno de los elementos centrales de PRINCE2; hace posible no perder de vista la justificación del proyecto en todo momento, desde su inicio hasta después de su cierre. Al respecto PRINCE2 define una serie de mecanismos para mantener y verificar el Business Case, y tomar la difícil decisión de parar un proyecto cuando se prevé que no dará los beneficios que lo justifican.
Clave 2: Establece unos roles y responsabilidades definidos
Una de las principales características que definen un proyecto es que son interfuncionales. Es decir; es necesario la participación de varias personas para poder llevarlos a cabo. Esto no hace sino aumentar la complejidad del proyecto. Cómo Project Manager deberás contar con el resto de personas implicadas para llevar a buen éxito el proyecto. ¿Sabes cómo podría ayudarte PRINCE2?
La metodología establece también una definición clara y concisa de las responsabilidades de cada uno de los miembros del Equipo de Gestión del Proyecto. De esta manera, los diferentes involucrados tienen claramente definidas sus responsabilidades, y conocen que se espera de ellos y qué esperar de los demás.
Clave 3: Toma en consideración de los distintos interesados en el proyecto
No todas los involucrados en el proyecto tendrán los mismo intereses al respecto. Para aumentar las probabilidades de éxito del proyecto es fundamental identificar y comunicarse con los diferentes interesados, atendiendo a sus distintas necesidades. La estructura de gestión organizativa que plantea PRINCE2 incluye los diferentes intereses (de negocio, de usuario y de proveedor) en la toma de decisiones. Para ello, se establecen unos roles y responsabilidades bien definidos y detallados.
Clave 4: Establece la gestión por fases
La mejor manera de llevar a cabo un proyecto extenso es dividirlo en porciones o pedazos manejables. En PRINCE2 a estas porciones o pedazos se conocen como fases de gestión. Un proyecto PRINCE2 se planifica, supervisa y controla fase por fase.
Las fases de gestión funcionan en PRINCE2 cómo una capa adicional a las fases técnicas, haciendo posible una planificación más realista, el compromiso de recursos, la toma de decisiones, y la mejora continua.
Clave 5: Contribuye a la gestión por excepción
¿Quieres asegurarte de que el proyecto fluye y evitar cuellos de botella innecesarios? PRINCE2 puede contribuir en base al principio de gestión por excepción.
Este principio básico de gestión de PRINCE2 permite delegar la autoridad suficiente de un nivel de gestión al siguiente, dándole autonomía según unas tolerancias pautadas (de tiempo, coste, calidad, alcance, beneficio y/o riesgo) de manera que, de sobrepasar la tolerancia, se consulte al nivel superior como actuar. La gestión por excepoción contribuye a crear una estructura definida para la rendición de cuentas, delegación, autoridad y comunicación. La gestión por excepción permite delegar con control, definiendo tolerancias y también mecanismos de escalados, y cuándo hay que activarlos.
Clave 6: Es fácil de adaptar al entorno de cualquier proyecto
A la hora de implementar PRINCE2 nunca debería abrirse la guía oficial Éxito en la Gestión Ágil de Proyectos con PRINCE2 y tratar de aplicarla línea a línea. Es necesario personalizar el método según las características del proyecto y de la organización. Ello es posible gracias a los 7 principios universales que forman la base de PRINCE2. Es por ello que resulta fácil adaptar PRINCE2 a los diferentes entornos, y su combinación con otras mejores prácticas y estándares, incluso con aquellos Ágiles.
El método PRINCE2
El método PRINCE2 aborda la gestión de proyectos a través de cuatro elementos integrados: 7 principios, 7 temas, 7 procesos y la adaptación al entorno del proyecto.
- Siete principios: Los siete principios recogen las obligaciones rectores y las buenas prácticas que determinan si el proyecto se está gestionando realmente con PRINCE2. Por ejemplo, uno de los siete principios establece la necesidad de contar con unos roles y responsabilidades definidas.
- Siete temáticas: Las temáticas describen aspectos de la gestión del proyecto que deben abordarse de forma continua y en paralelo durante todo el proyecto. Por ejemplo; los riesgos o los cambios.
- Siete procesos: Los procesos de PRINCE2 marcan la progresión paso a paso a lo largo del ciclo de vida del proyecto, desde el inicio hasta el cierre del proyecto. Cada proceso proporciona una lista de actividades recomendadas, los productos de gestión necesarios y las responsabilidades de los roles que intervienen. Por ejemplo, los procesos de puesta en marcha y de dirección de un proyecto.
Adaptación al entorno del proyecto
Adaptación de PRINCE2 al contexto específico del proyecto. PRINCE2 no es una solución de «talla única»; es un marco flexible que se puede adaptar fácilmente a cualquier tipo o tamaño de proyecto.
