La Importancia de los proyectos
«Si su organización no es buena en la gestión de proyectos, está arriesgando demasiado en términos de cumplir con la estrategia».
La idea tradicional de la gestión de proyectos ha evolucionado y digamos que se ha modernizado, extendiéndose a sectores más nuevos y no tradicionales de este mismo ámbito. Incluso se ha extendido a muchas organizaciones operativas.
La planificación estratégica, la elaboración de presupuestos, el desarrollo de nuevos productos, el cambio organizacional, las fusiones y adquisiciones, el outsourcing, etc. son iniciativas que se ejecutan a día de hoy como proyectos. Para definir, planificar, ejecutar y monitorizar un proyecto con ciertas garantías de éxito, existen procesos que permiten gestionar la incertidumbre inherente a la innovación, y al cambio implícita en todo proyecto.
Estos procesos pueden aplicarse con la ayuda de herramientas, utilizadas tanto por el Project Manager como por su equipo, que facilitan el camino que se debe recorrer. Herramientas que incluyen desde software, a plantillas de documentos, pasando por metodologías para realizar dinámicas de grupo, etc. Más adelante profundizaremos en el PMBOK y PRINCE2, y en los aceleradores que incorpora CA PPM para su aplicación.
Sobresalir en la gestión de proyectos es de vital importancia, y un medio para superar a la competencia. Y por ello, la adecuada gestión de los proyectos, y la selección de las metodologías y herramientas apropiadas y así cómo su correcta utilización, pueden hacer de la misma una ventaja competitiva.
Alinear proyectos y estrategia a través del Business Case
A la hora de plantearse la gestión de proyectos cualquier organización puede optar por desarrollar su propia metodología, con el gasto en recursos que ello implica, o recurrir a las metodologías y mejores prácticas existentes. Hablar de metodologías y mejores prácticas en la gestión de Proyectos es hablar de PRINCE2® y del PMBOK®. No es que sean las únicas, pero si son las más populares y extendidas a nivel internacional, y como veremos en el siguiente punto CA PPM incluye en los dos casos un acelerador que permite la gestión de proyectos siguiendo uno u otro modelo.
Tanto el PMBOK® como PRINCE2® incluyen el Business Case, un documento, herramienta que permite a las organizaciones y responsables de la iniciativa justificar la inversión en un proyecto. De alguna manera, es lo que permite alinear el proyecto con la estrategia de la organización, sirve para justificar un proyecto, y sobre todo para indicar la relación Coste- Beneficio. Además, debe servir como herramienta de comunicación con los principales interesados del proyecto.
Aunque ambos incluyen el Business Case, el tratamiento en uno y otro difiere:
En el PMBOK® Guide considera el Business Case como una posible entrada a la iniciación del proyecto. Es por eso que considera que el trabajo de preparación de este queda fuera del alcance del trabajo del equipo de dirección del proyecto. Al respecto, no indica quién debe realizarlo, aunque el Patrocinador del proyecto es el responsable de autorizarlo.
En PRINCE2® el Business Case es un elemento central, y se diferencia entre un Business Case Preliminar y el Business Case. El primero se elabora durante el proceso de la Puesta en Marcha, para que la organización decida si vale la pena iniciar el proyecto. El segundo durante proceso de inicio, cuando se planifica en detalle el proyecto. El responsable del Business Case es el rol del Ejecutivo, aunque puede solicitar la ayuda y el asesoramiento de otros expertos, y normalmente delega su elaboración en el Project Manager.
Aceleradores CA PPM: PMBoK y PRINCE2
La solución CA PPM incluye un acelerador que permite abordar la gestión de proyectos desde uno u otro modelo:
El PMBOK Guide Accelerator incluye los siguientes documentos basados en las plantillas del PMI® Compendium of Project Management Practices. Los equipos de proyecto pueden crear un número ilimitado de cada documento para cada proyecto con el objetivo de satisfacer sus necesidades.
- Descripción del producto
- Acta de constitución del proyecto
- Enunciado del alcance del proyecto
- Plan de gestión del alcance
- Plan de gestión de calidad
- Identificación de riesgos – Análisis DAFO
- Informe del proyecto (Project Report)
- Lecciones aprendidas
- Cierre del proyecto
El acelerador de PRINCE2 que incluye CA PPM hace posible adaptar e implementar PRINCE2 a cualquier proyecto. Este complemente consta de un conjunto de paneles, portlets, subpáginas y procesos, y para poder disfrutar de él tan solo es necesario asociar los proyectos a esta plantilla.
¿Qué incluye el acelerador de PRINCE2 para CA PM?
- Descripción del Producto del Proyecto
- Documento de Inicio del Proyecto
- Plan de la Fase
- Informe de Punto de Control
- Informe de Desarrollo
- Informe de Excepciones
- Informe Final
- Informe de Lecciones Aprendidas
