Cómo mejorar tus proyectos más estratégicos con Project & Portfolio Management. Este es el segundo artículo de una serie de 3, mediante la cual analizaremos cómo las nuevas funcionalidades de Clarity (CA PPM 15.5.1) ayudan a las empresas a resolver sus problemas más urgentes con mayor facilidad.
A finales de 2015, CA Technologies (Broadcom) realizó un estudio de investigación para comprender mejor cómo la solución de Project & Portfolio Management, Clarity (CA PPM) podría mejorar la gestión de la cartera de proyectos, no solo para las PMO sino también para los directores de producto, recursos y finanzas, así como altos ejecutivos. El resultado del estudio evidenció un interés de los usuarios en un concepto: «claridad e innovación a través de la simplificación».
Una herramienta simplificada y modernizada ofrece a quien debe tomar decisiones una mejor visibilidad, que combinada con la simplicidad, es capaz de impulsar la innovación. Los resultados funcionaron como una guía para el desarrollo de Clarity (CA PPM 15.5.1) que ha dado lugar a docenas de mejoras. A continuación mostramos las cinco de esta semana:
6. Roadmapping para la gestión simplificada del Portfolio de Proyectos.
La planificación tradicional sobre inversión es demasiado complicada. Cuando se requiere que los usuarios introduzcan al principio cada detalle del proyecto (características, presupuestos, planos arquitectónicos, asignación de equipos) corremos el riesgo de que falten datos y se planifique mal.
La funcionalidad de Roadmap de Clarity (CA PPM 15.5.1) sirve como una herramienta de comunicación que permite a los usuarios asignar fondos y ciclos de trabajo sin tener que detallar capacidades concretas. Los stakeholders pueden ver y ordenar los datos para obtener una imagen clara de los proyectos propuestos, incluso modificar los proyectos actuales que afectan a las asignaciones de inversión actuales, pero eliminando la necesidad de ingresar detalles exhaustivos del proyecto.
7. Mejorar la Gestión del Portfolio a través de una asignación intuitiva de personal
La información del personal debe estar a su disposición. Muchos proveedores ofrecen herramientas de búsqueda destinadas a ayudar a los gestores de recursos a comprender cómo se asignan los trabajadores y encontrar al candidato perfecto para sus proyectos. Pero excesivas variables hacen que la mayoría de los filtros de búsqueda sean ineficaces.
Clarity (CA PPM 15.5.1) proporciona una vista específica de cada empleado y su correspondiente porcentaje de asignación al proyecto. Los Project Managers pueden escudriñar la información utilizando una funcionalidad similar a una hoja de cálculo, para ver en qué proyectos específicos está trabajando cada empleado. También puede buscar candidatos que se adapten mejor a la organización. Clarity (CA PPM) también ofrece una forma sencilla de solicitar y aprobar recursos sin tener que lidiar con solicitudes.
8. Mejorar la Gestión del Portfolio a través de la colaboración de personal y tareas
Cuando se trata de proyectos de asignación de personal, es esencial encontrar aquellas habilidades que se ajusten a las necesidades, además del tiempo y la disponibilidad del recurso. La evaluación de estas características es un factor clave para la organización. Este trabajo requiere de comunicación, negociación y colaboración.
Clarity (CA PPM 15.5.1) incorpora una herramienta de colaboración social como elemento central en su última versión. A través de él, los usuarios colaboran, analizan y toman medidas. Los directores que prefieren un programador pueden usar herramientas de escritorio como Open Workbench®, Gantt® y Microsoft Project®, a las que se puede acceder fácilmente a través de un menú desplegable. La función de mensajes de texto en el nivel de tarea también permite la colaboración entre los miembros del equipo.
9. Análisis en tiempo real de la Gestión del Portfolio de Proyectos
Los Directores Financieros o CFO’s requieren de información para tomar decisiones. La mejor manera de hacer correctamente su trabajo es accediendo a información detallada en su contenido, pero simplificada en su forma
Con Clarity (CA PPM 15.5.1), los directores financieros obtienen visibilidad en tiempo real de los proyectos, desglosan los detalles de las operaciones, realizan análisis exhaustivos de los planes de costos y gestionan los datos, todo desde la solución y sin necesidad de reconfiguraciones o informes múltiples. Con Clarity se simplifica el trabajo del director financiero al incorporar sencillas hojas de cálculo, asó como canales de comunicación y colaboración integrados, y enlaces directos a las herramientas de informes e inteligencia de negocios (Business Intelligence)
10. La gestión del tiempo, componente clave en la Gestión eficaz del Portfolio de Proyectos
La velocidad de entrega siempre ha sido un factor importante en la ejecución de un proyecto, pero hoy en día, los clientes penalizan más si cabe, los retrasos o compromisos incumplidos. De manera que este factor, tiene un impacto muy significativo en la salud del negocio.
Clarity (CA PPM 15.5.1), ayuda a minimizar el tiempo de entrega y mejora la previsión, al centrarse en la gestión del tiempo. La planificación efectiva a nivel de portfolio, garantiza que los proyectos se programen de manera adecuada y, a su vez, la planificación efectiva a nivel de proyecto asegura que los plazos sean realistas, y que, por tanto, se cumplan.
En sus vidas privadas, los trabajadores se han acostumbrado a usar tecnología que agiliza las tareas, simplifica la comunicación y mejora sus vidas. Hoy en día, esperan lo mismo de las herramientas de trabajo. Clarity (CA PPM 15.5.1), simplifica las tareas diarias, promueve la comunicación, proporciona un acceso rápido a la información relevante, facilitando la planificación y previsión de iniciativas.
Hasta aquí la primera parte de nuestra serie de 3 «15 funcionalidades Project & Portfolio Management con Clarity que mejorarán tus proyectos más estratégicos».
