Cómo mejorar tus proyectos más estratégicos con Project & Portfolio Management. Este es el primer artículo de una serie de 3, mediante la cual analizaremos cómo las nuevas funcionalidades de Clarity (CA PPM 15.5.1) ayudan a las empresas a resolver sus problemas más urgentes con mayor facilidad.
Según el informe del Pulse Of the Profession de 2015, publicado por el Project Management Institute, “el 64 % de todos los proyectos son exitosos». “Estas tasas de éxito”, relataba el artículo, “habían estado estancadas en ese nivel durante años, y la mayoría de las empresas utilizaban herramientas externas (correo electrónico, hojas de cálculo, Microsoft PowerPoint®, etc.) para trabajar a través de sus procesos”.
Desde CA Technologies (Broadcom), realizaron su propio estudio de investigación para averiguar de qué manera podían desarrollar soluciones que redujeran la necesidad de utilizar herramientas externas y, al mismo tiempo, aumentar las tasas de éxito de los proyectos. La herramienta actual, Clarity (CA PPM) reúne ambas condiciones, con docenas de mejoras en los últimos años. Estas son las 5 primeras de las 15 detallaremos en esta serie de 3 artículos:
1. Mejor usabilidad: comunicación, colaboración y visibilidad
La comunicación ha de ser fácil y efectiva y la tecnología ha de simplificar la vida de los usuarios. Muchas herramientas empresariales, incluidas soluciones PPM, no cumplen estas premisas: No simplifican las tareas cotidianas; no facilitan la comunicación en el contexto oportuno y, a veces, ni siquiera proporcionan cuadros de mando para facilitar la visibilidad de la actividad de los recursos.
Como resultado, Clarity (CA PPM) ofrece un nuevo UX más rápido, fácil e intuitivo, una fuente de información única y fácil de usar para todo tipo de proyectos, independientemente de si eres director, o trabajas en un departamento o perteneces a X equipo, donde:
- las tareas cotidianas son más sencillas
- se mejora la colaboración
- la visibilidad es completa y
- los problemas más acuciantes de las organizaciones se pueden resolver sin tener que exportar datos.
2. Información personalizada gracias a los “Blueprints”.
Según varios estudios, el exceso de documentación remitida a todos los equipos, sin relevancia para muchos de ellos, provoca ruido innecesario. La información a la que TI necesita acceder es generalmente muy diferente a la requerida por los equipos de marketing o desarrollo. Y demasiada información, disminuye el enfoque e impide la resolución efectiva de problemas.
Para abordar este problema, Clarity (CA PPM) introdujo una funcionalidad llamada «blueprinting». Los Blueprints son páginas específicas que se completan con campos personalizados para cada equipo. Con funciones de “drag and drop” para imágenes, documentos y atributos, se pueden crear nuevos planos en minutos, y cualquier cambio se envía automáticamente a las pantallas de los miembros.
3. Planificación financiera más sencilla
La facilidad de acceso, visibilidad y modificación de los datos de los proyectos es clave para garantizar que se ejecutan a tiempo y dentro del presupuesto. Muchos directores financieros exportan datos de su solución PPM a Microsoft Excel® para visualizarlos mejor y hacer ajustes. Pero exportar datos es engorroso y puede dar lugar a errores.
Las páginas de planificación financiera de Clarity (CA PPM) se han rediseñado para imitar las hojas de cálculo de Excel, tanto visualmente como en funcionalidades, de manera que los usuarios puedan trabajar con los datos dentro de la aplicación sin necesidad de reconfiguraciones o informes múltiples. Esta adopción familiar proporciona una mejor visibilidad del proyecto, ya que no requiere de ningún aprendizaje adicional.
4. Centralización de los enlaces y documentos del proyecto
La información relativa a un proyecto puede encontrarse en diferentes ubicaciones: Microsoft SharePoint®, Google Docs, Power BI, etc. con la correspondiente dificultad que conlleva, para los miembros de un equipo, encontrar información y, por otro lado, la inversión de tiempo, por parte de los Project Managers, respondiendo a las mismas solicitudes de información una y otra vez.
Con Clarity (CA PPM), los enlaces y los documentos se recopilan en una ubicación central para facilitar el acceso a todo lo que los miembros del equipo necesitan, incluidas las plantillas de proyectos de inicio rápido, el desglose del equipo, la descomposición de trabajo (WBS) y cualquier cosa que pueda ayudar a iniciar proyectos rápidamente, ayudar en la puesta en marcha a los nuevos miembros del equipo y liberar al director del proyecto para que se centre en temas más importantes.
5. Tablero de tareas
Pasar por alto solo una tarea importante puede retrasar el proyecto días o semanas, aumentar su coste e impactar negativamente en otros proyectos. Gestionarlos correctamente, haciendo seguimiento de lo asignado, lo que se ha completado, quién lo ha aceptado y cuál es el estado de cada tarea, puede ser un desafío.
Con el panel de tareas de Clarity (CA PPM), los usuarios trabajan con gráficos y crean una tarjeta para cada tarea. Las tarjetas tienen listas de tareas pendientes que incluyen cualquier actividad que aún no se haya realizado para completar la tarea. Los tableros de tareas son configurables, pero muchos usuarios optan por columnas planificadas, en curso o completadas para mostrar dónde se encuentra cada tarea actualmente. A medida que cambia el estado, las tareas se arrastran desde una categoría y se colocan en otra.
Hasta aquí la primera parte de nuestra serie de 3 «15 funcionalidades Project & Portfolio Management con Clarity que mejorarán tus proyectos más estratégicos».
