Gestión Ágil del Portfolio con SAFe: importancia de los Principios SAFe -PPM School

Gestión Ágil del Portfolio con SAFe: enfoque práctico. Este es el nombre de la serie de 4 posts que, desde PPM School hemos preparado sobre esta interesante temática. A lo largo de estos 4 artículos, abordaremos los distintos aspectos del sistema de gestión del Portfolio propuesto por SAFe

SAfe, scaled agile framework

1. La importancia de los Principios SAFe. En esta primera parte se trata la importancia de los principios de SAFe; cuáles son y cómo afectan a la Gestión del Portfolio.

2. El sistema SAFe para la gestión del portfolio. La segunda parte considera en detalle los elementos que forman parte del sistema SAFe para la Gestión del Portfolio: roles, artefactos, etc.

3. Métricas. La tercera parte se centra en un conjunto de métricas que han demostrado ser bastante sencillas de recopilar y reflejar con precisión el progreso y la eficacia de los trenes (Solution Trains y Agile Release Trains).

4. El Equipo Scrum del Portfolio. La cuarta parte presenta la experiencia práctica de implementar un Equipo SCRUM a nivel de portfolio para gestionar distintos flujos de valor

1. La importancia de los Principios SAFe

La parte más conocida de SAFe son los roles y las prácticas en el nivel del programa. En este nivel destaca el Agile Release Train (ART), un Equipo constante formado por Equipos Agile que, junto con otros interesados, desarrollan y entrega soluciones de forma incremental, dentro de los límites establecidos por unas cajas de tiempo. El principal beneficio del ART es que contribuye a alinear a los equipos en una misión.

Pero a medida que cualquier organización madure en el ámbito de la Agilidad, puede encontrarse con la necesidad de escalar la Agilidad. Para ello SAFe establece en su modelo de escalado de Agilidad un tercer nivel: el Portfolio SAFe.

Portfolio SAFe

Aplicar el nivel de Portfolio de SAFe, conlleva una aplicación extensiva de este modelo que implica:

La aplicación de los principios de SAFe a la formulación de la estrategia
Evolucionar las estructuras de gobierno
Una alineación hacia la entrega.

La columna vertebral de este tercer nivel de gestión es el modelo Kanban para la gestión del Portfolio, que define el flujo de las nuevas iniciativas dentro del portfolio. Mediante la aplicación de Kanban se implementan los principios Lean-Agile en este nivel, que además incluye una detallada descripción de los roles y actividades del proceso de gestión de portfolio.

Antes de entrar en el detalle del modelo que plantea SAFe para el nivel de Portfolio, debemos detenernos en los Principios Lean-Agile de SAFe, ya que son la base de todas las prácticas exitosas a nivel de portfolio.

Los principios SAFe

Las prácticas de SAFe se basan en nueve principios evolucionados a partir de los principios y métodos Ágiles, el desarrollo de productos Lean, el pensamiento sistémico y la observación de empresas exitosas. Estos principios, que inspiran e informan todos los roles y prácticas de SAFe, son:

Visión económica. El primer Principio Lean-Agile de SAFe es tener una visión económica; si la solución no cumple con los objetivos económicos del Cliente o del proveedor de la solución, entonces su sostenibilidad está en entredicho, y por lo tanto la validez de la misma.
Aplicar el pensamiento sistémico. En base al pensamiento sistémico, un sistema es complejo y consta de muchos componentes interrelacionados (personas y procesos) que tienen objetivos definidos y compartidos. La organización y la solución en desarrollo son sistemas, y por lo tanto todos deben comprender y comprometerse con el propósito del sistema, ya que la optimización de un componente no optimiza el conjunto.
Asumir la variabilidad; preservar las opciones. La concepción tradicional de ciclo de vida fomenta la elección de una única opción de diseño y requisitos, al principio del proceso. Sin embargo, la experiencia ha demostrado que es mejor un enfoque que permita mantener los múltiples requisitos y las opciones de diseño durante un período más largo. Desde esta perspectiva, los datos empíricos se utilizarán para refinar el enfoque, lo que dará como resultado un diseño que genera mejores resultados económicos.
Construir incrementalmente en ciclos de aprendizaje rápidos. Implica desarrollar una solución de manera incremental, en base a una serie de iteraciones cortas. Las iteraciones posteriores se basan en las anteriores, y los incrementos permiten una rápida respuesta de los clientes y la mitigación de riesgos. Además, los puntos de retroalimentación rápida ayudan a determinar cuándo «pivotar», cuando sea necesario, a un curso de acción alternativo.
Hitos objetivos en base a sistemas de trabajo en funcionamiento. En el desarrollo Lean-Agile, los puntos de integración proporcionan hitos objetivos en los que evaluar la solución a lo largo del ciclo de vida del desarrollo. Esta evaluación periódica proporciona a la gestión financiera y técnica, la información necesaria para determinar si una inversión continuará produciendo el rendimiento deseado/esperado.
Visualizar y limitar el WIP, reducir los lotes y gestionar el tamaño de la cola. Las empresas Lean se esfuerzan por lograr un estado de flujo continuo, donde las nuevas capacidades de la solución se muevan de forma rápida y visible desde un nivel conceptual a la realidad. Al respecto, hay res prácticas clave: 1) Visualizar y limitar la cantidad de trabajo en proceso (WIP), 2) Reducir el tamaño del lote del trabajo para facilitar un flujo rápido y confiable a través del sistema, y 3) Gestionar las longitudes de cola para reducir los tiempos de espera.
Aplicar la cadencia, sincronizar la planificación de varios dominios. La cadencia crea previsibilidad y proporciona un ritmo para el desarrollo. La sincronización hace que las múltiples perspectivas se comprendan, resuelvan e integren al mismo tiempo. La aplicación de la cadencia y la sincronización, junto con la planificación periódica entre dominios, proporciona las herramientas necesarias para operar de manera efectiva en presencia de la incertidumbre, que es inherente al desarrollo de cualquier solución.
Desbloquear la motivación intrínseca de los trabajadores del conocimiento. Desde una perspectiva de liderazgo Lean-Agile se comprende que los objetivos individuales causan competencia interna y destruyen la cooperación necesaria para lograr el objetivo más amplio del sistema. Proporcionar autonomía y propósito, al tiempo que minimiza las restricciones, conduce a niveles más altos de compromiso de los empleados, lo que se traduce en mejores resultados para los clientes y la empresa.
Descentralizar la toma de decisiones. Para lograr una entrega de valor rápida se requiere una toma de decisiones rápida y descentralizada. Sin embargo, algunas decisiones son estratégicas, globales y tienen economías de escala que justifican la toma de decisiones centralizada. Dado que se producen ambos tipos de decisiones, es fundamental crear un marco de toma de para garantizar un flujo rápido de valor.

Principios especialmente relevantes a nivel de Portfolio

Si bien los nueve principios son la base de todas las prácticas exitosas de SAFe, cuando se trata de la planificación estratégica y de la orientación del portfolio de la organización, tres son especialmente relevantes, ¿sabes cuáles son?

Principio # 1 – Visión económica
Principio #2- Aplicar el pensamiento de sistemas
Principio # 9 – Descentralizar la toma de decisiones.

¿Y por qué estos tres son tan importantes para gestionar el nivel de Portfolio?

Respecto del principio #1, la necesidad de «tener una visión económica» parece obvia. Pero es importante reconocer que las herramientas y las métricas del marco económico Lean difieren de las prácticas tradicionales de control de proyectos y gestión de recursos. Después de todo, si queremos pasar de optimizar la utilización de nuestros equipos y trabajadores del conocimiento a optimizar el tiempo de entrega del desarrollo del producto, debemos cambiar muchas cosas, entre ellas:

Las técnicas de gestión de proyectos.
Las métricas y roles
La estructura y agenda de varios comités directivos.
Las herramientas para planificar, estimar y priorizar iniciativas.
El proceso para elaborar los presupuestos

El segundo principio, Aplicar el pensamiento de sistemas, afecta el proceso de la cartera de diferentes maneras. Por ejemplo, el proceso de cartera Lean-Agile proporciona nuevos mecanismos para alinear a las partes interesadas (a veces incluso divisiones que compiten) con un solo trabajo pendiente priorizado.

El tercero, el principio #9 que establece la toma de decisiones descentralizada, también es fundamental para determinar cómo comportarse. Si queremos que nuestra la organización responda más rápido, debemos descentralizar más decisiones, permitiendo que las tomen aquellas personas que más cerca se encuentran del problema y tienen más conocimiento local. Para esto, es necesario alineación organizacional; todos deben comprender la visión y la estrategia, y ser conscientes de los riesgos y recompensas que conlleva tomar decisiones a diario.

Por eso es necesario que la administración no solo tenga una estrategia clara, sino también que se la comunique a todo el mundo repetidamente, junto con los cambios. Esto permite a todos alinear su trabajo y sus decisiones con los temas y objetivos estratégicos comunicados, resolver conflictos entre negocios y TI, y manejar prioridades en constante cambio de diferentes divisiones de negocios individualmente y entre los equipos.

La semana que viene publicaremos la segunda parte de la serie: El sistema SAFe para la gestión del portfolio, donde analizaremos el Kanban, Roles & Responsabilidades (Epic Owner, Enterprise Architecht, Lean Portfolio Management); presupuesto y planificación y la PMO Ágil.