Esta semana se han cumplido 50 años de llegada del hombre a la luna, de aquel pequeño gran paso que supuso un hito en la historia de la humanidad. ¿Cómo hacer posible un proyecto de tal envergadura? Tomando en consideración la gestión de dicho acontecimiento, ¿es más conveniente un enfoque predictivo, un enfoque ágil o una combinación de ambos? Cómo gestionamos los recursos o la financiación? En las siguientes líneas llevaremos a cabo un ejercicio imaginario sobre qué implicaría enviar un hombre a Luna, y traerlo sano y salvo de vuelta a la Tierra.
Proponemos este ejercicio para plantear la necesidad de vincular estrategia y ejecución, y la conveniencia de combinar diferentes enfoques y técnicas de gestión de proyectos en las organizaciones. Todo ello, en base a una solución que contribuya a la integración de los diferentes enfoques de gestión.
Mucho más que un pequeño gran paso
Cualquiera qué durante esta pasada semana haya permanecido atento a la actualidad informativa, habrá sido testigo del que fue el primer viaje del hombre a la luna.
El 12 de septiembre de 1962, John F. Kennedy aseguró que EEUU lograría ir a la luna antes de que terminara la década. En poco menos de siete años, a escasos meses de que “expirase” el plazo que Kennedy se había impuesto, Neil Armstrong hacía historia y se convertía en el primer hombre en pisar la Luna. El viaje supuso un hito para la humanidad, y para el programa “Apolo 11”, que tras años de planificación y ejecución que culminaba una misión que apenas duró 8 días. Exactamente: 195 horas, 18 minutos y 25 segundos.
Más allá del hito que supuso para la humanidad aquel primer paso del comandante Amstrong, para muchos no habrá pasado desapercibido el inimaginable y titánico esfuerzo que tal misión supuso a nivel de gestión. No ya por la complejidad técnica y los riesgos que entrañaba la misión, también por la coordinación necesaria para ejecutar con éxito un programa de tal magnitud, que incluía una amplia variedad de proyectos de distinta naturaleza, y que necesito los conocimientos de más de 400.000 ingenieros, técnicos y científicos para poder materializarse.
Estrategia y resultado
Sin lugar a dudas, la gran aportación de la gestión de proyectos es la posibilidad de utilizar métodos, mejores prácticas o herramientas concretas de la gestión de proyectos, programas y portfolios para alinear la estrategia con el uso de recursos (tiempo, dinero, talento, etc.). No se trata de hacer los proyectos correctamente, sino de elegir y ejecutar los proyectos correctos y de mantenerlos bajo control, para alinear estrategia y ejecución.
El objetivo de enviar un hombre a luna (tres hombres en el caso del Apolo 11) y traerlo sano y salvo de vuelta a la tierra requiere poner en marcha múltiples proyectos, de distinto ámbito y naturaleza. El traje espacial, la plataforma lunar, la torre de lanzamiento, el cohete, el auto lunar o la comida para los ocho días que duró el viaje de los astronautas son solo alguno de los resultados (outputs) que deberían entregarse para hacer posible el resultado deseado (outcome).
Seleccionar de entre las distintitas propuestas aquellas iniciativas más adecuadas y ponerlas en marcha, requiere de un adecuado proceso para gestionar los recursos, la demanda, el portfolio, y la gestión financiara necesaria para hacer posible los diferentes proyectos que componen la estrategia.
- Gestionar los recursos; identificar y documentar los roles dentro de un proyecto, las responsabilidades, las habilidades requeridas y las relaciones de comunicación, así como de crear un plan para la gestión de personal.
- Gestionar la demanda; implicar redistribuir la capacidad para asegurar que los servicios críticos de la organización no se ven afectados. Es imprescindible que la Gestión de la Capacidad conozca las prioridades del negocio y pueda actuar en consecuencia.
- Gestión de Portfolios; consiste en un conjunto de principios, prácticas y técnicas para gestionar los componentes del portfolio, que se agrupan para facilitar su gestión efectiva en busca de alcanzar los objetivos estratégicos.
- Gestión Financiera; la Gestión Financiera se ocupa de la planificación, ejecución y control de los recursos financieros de un proyecto. Implica la aplicación de los fondos y de la rendición de cuentas del uso de esos fondos realizado por el proyecto.
Estrategia y ejecución
Definida la estrategia a seguir para enviar un hombre a la Luna y traerlo de vuelta salvo y sano a la Tierra, es hora de ejecutar los proyectos que la componen. Cada proyecto, responde a una naturaleza y requiere de un enfoque de gestión. A nivel organizativo, es necesario combinar los diferentes enfoques, y contar las herramientas que nos permitan llevar a cabo el seguimiento y control de las mismas.
En el contexto de la misión de enviar un hombre a la luna, encontraremos proyectos que por su naturaleza requieren de un enfoque predictivo, un enfoque Ágil o uno híbrido. Combinar diferentes enfoques, métodos o prácticas de gestión es fundamental para aumentar las probabilidades de éxito de un programa de esta envergadura.
Los distintos enfoques implican una aproximación diferente a la gestión de los proyectos en función de su naturaleza:
- Enfoque Predictivo; adecuado para aquellos proyectos en los que prima disponer de un plan detallado que servirá de guía para los miembros del equipo, y los proyectos y el entorno se mantienen estables (con pocos cambios). En este grupo se enmarcan los métodos y conjuntos de prácticas de gestión de proyectos más conocidos, como el PMBOK del PMI, el método PRINCE2 de AXELOS o la norma IS0 21500. Este enfoque podría resultar más apropiado para ejecutar las iniciativas que tuvieran que ver con el ensamblaje o la construcción de la torre de lanzamiento entre otras iniciativas.
- Enfoque Ágil; especialmente apropiado en entornos complejos donde los cambios en los requisitos o el entorno son continuos. En este contexto, una planificación detallada no sería adecuada, más bien sería una pérdida de tiempo, ya que se estaría re-planificando constantemente y no sería eficiente. En este grupo es especialmente conocido el marco de trabajo scrum, junto a otras práctica y técnicas Ágiles que lo complementan. El enfoque Ágil podría resultar apropiado para desarrollar las iniciativas referentes a los controles de la misión, el traje espacial o el interior de la propia capsula.
- Enfoque Híbrido; sus beneficios pasan por combinar el enfoque Ágil y el Predictivo, desde la planificación hasta la ejecución. ¿Cómo hacerlo? Básicamente consiste en aprovechar los beneficios que aporta la Agilidad, y combinarlo con prácticas de naturaleza más predictiva. Por ejemplo, el resultado puede consiste en “recortar” el horizonte de planificación y repartir las responsabilidades del tradicional rol de Project Manager.
Estrategia y control
El Seguimiento y Control de los Proyectos implica llevar a cabo la comprobación de la correcta ejecución de las actividades establecidas en la planificación, para proporcionar información sobre el proyecto, y poder tomar las acciones correctivas apropiadas. ¿En qué punto se encuentra el módulo lunar? ¿Llegaremos a tiempo con la comida para los astronautas? …
En el contexto del programa del Viaje a la Luna, uno de los principales desafíos está en la necesidad de combinar los diferentes enfoques de gestión para ejecutar de la manera más apropiada los distintos proyectos. Esto es, ofrecer autonomía de gestión a los diferentes equipos de proyecto y al mismo tiempo, centralizar la gestión en un único sistema de seguimiento y control para comprobar el progreso respecto de los objetivos de la misión.
Además, es fundamental transmitir la información adecuada a los distintos interesados. El jefe de proyecto “Control de la Misión”, requiere un grado de detalle diferentes al director del programa, que a si vez es diferente al del CEO. ¿Qué información ofrecer a cada uno de los interesados? ¿Cómo acceder de forma rápida y sencilla a esa información?
Una solución integral para los diferentes enfoques de gestión
Gestionar y mantener bajo control un programa con la diversidad y la complejidad de enviar un hombre a la Luna requiere de las mejores soluciones para gestionar y mantener bajo control el ciclo de vida de los proyectos que lo componen. Además, dada la diferente naturaleza de los distintos proyectos, se requiere combinar diferentes enfoques, métodos y técnicas de gestión.
Dos de las soluciones de software más reconocidas y valoradas a nivel global en el entorno de la Gestión de Proyectos son sin lugar a dudas Clarity (CA PPM) y Rally (CA Agile Central), que año tras año continúan apareciendo en el cuadrante mágico del reconocido informe Gartner. Si por separado las posibilidades de gestión que ofrecen son impresionantes, cuándo se integran son casi infinitas, dando lugar a un sistema de gestión híbrido que permite coordinar en una misma solución un enfoque predictivo y Ágil, obteniendo los mejor de los dos.
CA PPM (Clarity) aborda la gestión de Proyectos desde una enfoque predictivo, y ofrece una perspectiva estratégica. Incluye en una solo plataforma cómo gestionar todo el ciclo de vida de los distintos proyectos: desde la idea, hasta su realización y cierre; desde la innovación, hasta las inversiones estratégicas más informadas.
Sin duda una solución de estas características es necesaria para: obtener una visión general, mantener bajo control todos los proyectos, gestionar el portfolio de inversiones y comprobar cómo se alinean para conseguir el objetivo de la misión (llevar un hombre a la Luna y traerlo sano y salvo de vuelta a la Tierra).
¿Cuántas personas están involucradas en la misión? ¿Cuánto cuesta/como está el presupuesto general?, ¿Hay desviaciones respecto al proyecto “Módulo Lunar”?, ¿Cuál es el grado de avance del proyecto “Traje Espacial”? etc. Son preguntas claves que necesitan respuesta.
¿Y qué ocurre con aquellas iniciativas que necesitan ser gestionadas desde un enfoque Ágil? CA Agile (RALLY) contribuye a la gestión Ágil de los equipos, dado que está especialmente diseñada para la implementación de la Agilidad. Al respecto los equipos pueden jerarquizar las historias de usuario, planificar su ejecución en base a Releases e iteraciones, llevar a cabo el seguimiento diario con un sistema de tableros kanban, etc. Y todo ello de manera completamente coordinada, gracias a una solución que se adapta a los diferentes sistemas de trabajo Ágil.
Todo ello, sin olvidar la necesidad de coordinar a todas las personas que hicieron posible aquella primera misión (400.000 ingenieros, técnicos y científicos 400.000 profesionales). ¿Cómo hacerlo posible? ¿Cómo coordinar tal cantidad de gente? En la actualidad existen prácticas probadas que contribuyen a escalar la Agilidad. De todas, la más conocida sin lugar a dudas es SAFe; es un marco de trabajo que permite escalar la Agilidad hasta nivel empresarial, basado en los principios de Lean y Agile.
El marco SAFe fue utilizado por la NASA en 2015 para desarrollar el software de vuelo de la nave ORION (Orion Multipurpose Crew Vehicle (MPCV)), pesto esta es ya otra historia…
