Ya conocemos la importancia de los Principios SAFe, cómo gestionar el Portfolio con Kanban, Roles y Agile PMO, cómo utilizar las métricas de seguimiento y control. Es la hora de plantearse la implementación de este sistema Ágil de Gestión del Portfolio. Y para ello, el rol responsable de coordinar y guiar las diferentes iniciativas (épicas) hacia un conjunto integrado de soluciones, es el Solution Portfolio Management. Puedes leer más al respecto en este post sobre de SAFe.
Desde un punto de vista operativo, esas funciones podría desempeñarlas: una persona o rol asignado a esta tarea; dentro de las propias funciones del LPM (Lean Portfolio Management), u otra estructura organizativa a la que se asignasen estas tareas. Al respecto, una de las posibilidades que recomienda el equipo de Kegon en base a su experiencia práctica, es implementar un grupo de personas de negocios que se responsabilice de esto. A este grupo, se refieren como al Equipo de Scrum del portfolio (the Portfolio Scrum Team).
Para comprender mejor como hacerlo, es recomendable diferenciar dos aspectos clave:
- los Roles & Responsabilidades
- el proceso de trabajo
Respecto a los Roles y Responsabilidades, tal y como comentamos anteriormente en el post “El sistema SAFe para la Gestión Ágil de Portfolio”, es el rol Epic Owner el responsable de gestionar los elementos del portfolio (épicas), y guiarlos a través del kanban del portfolio.
Respecto del proceso de trabajo, con el propósito de acelerar los ciclos de aprendizaje y la toma de decisiones, debe implementarse un entorno transparente y un proceso de comunicación, que permita a todas las partes reconocer las dependencias entre las épicas. Afortunadamente existe un modelo exitoso para esto: Scrum.
Cuando se trabaja bajo el marco scrum, todos los interesados se reúnen regularmente para compartir el estado actual de conocimiento y trabajo, y para revisar las dependencias entre las áreas de negocio
El Equipo Scrum del Portfolio
Cómo si de un equipo scrum habitual se tratará, el equipo scrum del portfolio que se propone estaría formado por los roles habituales, y funcionaría de una manera muy simular, solo que a nivel de portfolio.
El Equipo Scrum de Portfolio es responsable de analizar las Épicas y proporcionar una estimación aproximada. Si necesitan información más detallada, deberán hablar con los Product Managers o Product Owners y, si fuera necesario, podría pedirles estimaciones de futuras Épicas, partes o variantes de las mismas (MVPs).
El Epic Owner, similar a lo que sería un Product Owner, es responsable de conducir la épica a lo largo de todo el sistema Kanban, y debe ser capaz de gestionar la comunicación entre el equipo formado por los diferentes interesados, incluidos los “Business Owners” y/o “Business Analysts”, para lidiar con el alcance, los requisitos y las restricciones.
El proceso de trabajo
Mientras las Épicas fluyen a través del portfolio Kanban, el equipo va adquiriendo conocimiento y tomando las decisiones correspondientes. Por ejemplo, las ideas y visiones en bruto, sobre productos, se podrían refinar para avanzar sobre:
- Las hipótesis de las épicas
- Las hipótesis sobre los resultados del negocio
- Personas
- Los Requisitos No Funcionales (NFR)
- Las decisiones sobre el diseño arquitectónico
- Los cálculos sobre el Caso de Negocios
Esta información se recopila y se consolida en los workshops que organiza el Epic Owner. La experiencia demuestra que los talleres más útiles al respecto son: design thinking, mapeo de los flujos de valor, y talleres de arquitectura, que arrojan conocimientos más útiles. Observa el siguiente diagrama.
El resultado del análisis es generar conocimiento sobre las decisiones de negocios y diseño. Esta información, siguiendo el marco SAFe, se recopila en la Solution Intent. Se trata de una especie de repositorio que establece SAFe para almacenar, gestionar y comunicar el conocimiento del comportamiento actual y previsto de la solución (nivel solución).
Para este fin, las plantillas Canvas de Producto o el Canvas modelo de negocio, han demostrado ser muy útiles para abordar soluciones complejas.
Durante la fase de preparación, previa a la siguiente planificación de PI, los Canvas proporcionan una fuente de valor para ajustar aún más las épicas y dividirlas en “features”. El Mapeo de Impacto [4] ayuda a facilitar este paso.
El resultado final del análisis durante el proceso de portfolio, no es solo la descripción de las decisiones de diseño y especificaciones, sino también la estimación del valor (CoD) y el costo (tamaño del trabajo). Aplicamos WSJF para priorizarlos. WSJF se define como el costo estimado de demora (CoD) dividido por el tamaño del trabajo, lo que determina el valor de WSJF (consulte la Figura 9).
Para poder clasificar nuestras épicas en el backlog de portfolio, se debe estimar cada uno de los cuatro parámetros WSJF. Al realizar el juego de estimación en equipo, habremos priorizado de 40 a 50 épicas en media jornada.
A pesar de que ahora tenemos el primer ranking, la parte difícil de priorizar el backlog de portfolio está por venir. En casi todos los casos de nuestros clientes, al menos uno de los miembros del equipo de portfolio no estaba satisfecho con el resultado: “¡Esta épica estratégica está clasificada como demasiado baja por el WSJF! ¡Es obvio que la métrica no funciona! «Por lo general, la razón es el gran tamaño de esta importante épica. Ahora, es responsabilidad del facilitador iniciar una discusión sobre si es posible definir un MVP más pequeño de la épica, uno con la mayor parte del valor original pero sólo una fracción del tamaño del trabajo. Cuando tenga éxito, ¡implementará un proceso de portfolio Lean real!
Para dividir las épicas, podemos utilizar las conocidas técnicas de ingeniería de requisitos Agile, como el mapeo y la división de historias. Debido al surgimiento de nuevas épicas, y los valores (especialmente el valor de criticidad del tiempo) cambian con el tiempo, debemos repetir el taller de estimación cada pocas semanas. Si la priorización de una épica cambia radicalmente, se discutirá en la siguiente reunión del LPM.
Hasta aquí nuestra serie de 4 posts relacionados con la Gestión del Porfolio con SAFe, desde un punto de vista práctico.
